您是不良电子邮件发送者吗?书面交流的最佳做法
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2020-01-23 14:59:43
我认为电子邮件是现代业务的关键,这并不夸张。这是我们的主要沟通方式之一,在许多角色中,很大程度上是出色的书面沟通技巧一词所指的(当然,尽管工作繁重)。与没有响应或fails草,粗鲁或断点的人交换电子邮件...
我认为电子邮件是现代业务的关键,这并不夸张。这是我们的主要沟通方式之一,在许多角色中,很大程度上是“出色的书面沟通技巧”一词所指的(当然,尽管工作繁重)。与没有响应或fails草,粗鲁或断点的人交换电子邮件相比,没有什么比这更令人沮丧和不专业的了。

您如何进行数字互动将反映您的整体专业印象。因此,在发送电子邮件时,请遵循以下一些最佳做法-如果这些已经成为您的习惯,那就太好了!您走在正确的轨道上。如果不是,则可以考虑将其接听,因此您不是办公室臭名昭著的“坏电子邮件发件人”。

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响应。

善于电子邮件的第一步实际上是对人的回应。当然,有些电子邮件不需要回复(对您发送给其他人的电子邮件的确认,办公室范围的公告等),但是总的来说,如果有人向您发送电子邮件,他们希望在您的回复中相对及时的方式。我并不是说您应该链接到Gmail,这样您就可以在几秒钟内回复邮件,但是除非完全无法避免,否则最好不要让收件箱中的内容浪费三天。即使是简单的“ 谢谢-我明天明天下午之前会答复您 ”,也可以使那些等待答复的人感到轻松。

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主题行清晰。

发件人主题行的目的可能是引起读者的注意,而读者的目的是组织。想象一下,如果您有五封不同的电子邮件,主题行为“客户请求”,但它们都是来自不同客户的不同请求,那真是令人发狂。因此,在给您的电子邮件指定主题行时,请确保它既简短又明确。您的收件人将感谢您。

要有礼貌。

电子邮件中的音调不如亲自或通过电话获得。当您向经常与之通信的人发送电子邮件时,一定要宽大一些(想象一下,如果您开始使用“专业电子邮件”向您的工作朋友发送电子邮件,那会很奇怪),但是在大多数情况下,犯错是您的最大利益。礼貌,而不是太随意。使用“女士/女士/女士”。“姓氏”公式,用于从未与人打交道的人,并使用温暖但中立的名称(例如“最佳”或“真诚地”)签名,并记住您说的任何话(甚至是玩笑)都将被字面上的意思所接受。

包括所有相关信息。

编写电子邮件时,请确保包括收件人从一开始就需要的所有信息。如果您要召开有关项目策略的会议,请在电子邮件中包含地点和时间。如果您要某人查看您的工作产品,请明确说明您希望他们的意见并包括文档。如果您需要某人与客户联系,请确保包括他们的联系信息。后续问题当然是很自然的,但不要让收件人追逐您的具体情况。

简明扼要。

上面所说的,您的电子邮件也应该尽可能简洁—特别是如果您不认识要向其发送电子邮件的人(也称为“冷电子邮件”)。我无法告诉您,我收到了多少封冷门邮件,例如:“ 希望您度过愉快的一周。我们遇到的疯狂天气,对吧?我知道您很忙,所以我会直截了当。”您知道那个开瓶器是什么吗?三个不完整的句子。我知道介绍是一种礼貌的尝试,但是由于每天收到的电子邮件数量众多,因此我正在整理一些细微之处以试图找到要点。我知道我不是唯一这样做的人。现在,看看这个开瓶器:

亲爱的凯特琳,

我的名字是 _____。我是自由撰稿人,我想询问有关为Vault博客撰写文章的信息。您是否有兴趣查看有关如何撰写有效电子邮件的文章?我很乐意将其发送给您考虑。

简单,直接,礼貌的电子邮件比任何“引人注目的”主题行或单面闲聊更能吸引人们的注意力。尽管此建议非常适合冷邮件,但它也适用于您经常与之打交道的人。将聊天室保存为休息室,确保所有收件人的电子邮件都到位。

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遵循黄金法则。

在本世纪,不断缺乏电子邮件技能的在职成年人数量令我震惊。就是说,我认为我们所有人都可以在这方面进行一些改进。就像某人的电子邮件习惯令人讨厌,不便或彻头彻尾的粗鲁一样,您和我也无法免于烦扰,不便或冒犯我们自己的电子邮件的人。真正的最佳电子邮件做法是:发送您想要接收的电子邮件。这是黄金(电子邮件)规则,可以证明您是一位经验丰富,受人尊敬的书面交流者,可以走很长一段路。

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